Sve što vredi počinje sa dobrim planom. Kako biste na vreme realizovali svoje obaveze, održali sve sastanke i otišli na sve one zakazane kafe sa prijateljima, važno je da to isplanirate. Šta sve obuhvata planiranje vremena, šta vam u tome može pomoći i da li je planiranje dovoljno da biste bili produktivni? Pročitajte i saznajte!
Šta sve obuhvata planiranje vremena
Planiranje vremena prvi je korak u upravljanju vremenom i kao takvo predstavlja osnovu vašeg produktivnog rada. Uz dobro napravljen plan vi ćete za što manje vremena izvršiti što više zadataka, tako da vam ostane dovoljno vremena i za one aktivnosti koje vas čine srećnim.
Šta sve obuhvata planiranje vremena? Evo kako smo mi podelili ovaj proces:
Prisećanje i stavljanje na papir svih zadataka i aktivnosti na koje ste se obavezali (sebi ili drugima).
Raspoređivanje vremenski osetljivih zadataka prema pripadajućim datumima i njihovo unošenje u planer.
Određivanje prioriteta i rangiranje preostalih obaveza u skladu sa njima.
Za početak planiranja vezujemo stavljanje na papir aposolutno svega što mislite i znate da vas čeka u narednim danima, nedeljama i mesecima. Ovo radite kada tek započinjete planer ili pokušavate da sebi stvorite naviku planiranja obaveza, a naknadno samo unosite nove obaveze koje tek planirate.
Raspoređivanje vremenski osetljivih zadataka odnosi se na obaveze koje imaju rok do kada treba da budu realizovane, ili nemaju rok ali ih je moguće obaviti samo u određenim terminima / vremenskim intervalima u toku dana. Ove obaveze je potrebno uneti u planer, prema datumima ili satima kada je potrebno sprovesti ih.
Primer za ovakvu obavezu je podizanje pošiljke iz pošte. Zamislite da ste poručili Simply Ollie stikere za planer i da imate pet radnih dana rok da ih preuzmete iz najbliže pošte. Ovu obavezu ćete svakako upisati u vaš planer jer imate rok da je izvršite, a i to možete da uradite samo dok radi pošta.
Određivanje prioriteta je najznačajniji korak u vašem upravljanju vremenom. Zadatke svrstajte u sledeće grupe:
hitno i bitno,
hitno, ali ne i bitno,
nije hitno, ali je bitno i
nije hitno i nije bitno.
Ovakvo svrstavanje obaveza prvi put je upotrebio stručnjak za planiranje vremena Stiven Kavi, u svojoj Matrici upravljanja vremenom. Ovo je jedan koristan “alat” koji će vam pomoći da u “šumi” obaveza ipak pronađete ono što je najvažnije da uradite pre svega.
Ovde je veoma važno da budete iskreni prema sebi. Znamo da postoje neke obaveze koje je prijatnije ili lakše izvršavati, ali što pre uradite ono što vas muči, naročito ako je uz to vezan neki rok, pre ćete moći da se opustite.
Kakvu ulogu tu ima planer
Planer ja osnovna “platforma” za vaše planiranje vremena. Ukoliko ovaj proces planiranja posmatramo kao društvenu igru, planer je vaša tabla za igru! On čuva beleške i informacije o vašim obavezama, sadrži datume i rokove, a uz njega nećete više zaboravljati obaveze.
Ukoliko prvi put koristite planer, moguće je da će vam biti potrebno neko vreme da se naviknete da u njega unosite pojedinosti o obavezama, ali vremenom ćete “ući u fazon”. Planer je odlično pomagalo za organizaciju vremena i trebalo bi da ga maksimalno iskoristite. Sa njim će upravljanje vremenom ići mnogo lakše, s obzirom na to da je u njemu već naznačen neki raspored koji možete da pratite (dnevni, nedeljni i mesečni planovi).
Da li je planiranje vremena dovoljno za maksmalnu produktivnost
Okej, imate lep planer, imate dobar plan, sve ste podelili po prioritetima i spremni ste da ubirate plodove vaše produktivnosti. Međutim, stvari ne idu baš tako. Da biste ostvarili vašu maksimalnu produktivnost nije dovoljno da isplanirate, potrebno je da realizujete. Obaveze se neće same izvršavati!
U nastojanju da svoj život ispunimo korisnim sadržajima i ljudima koji ga mogu obogatiti, dogode se i neke nepredviđene situacije koje predstavljaju male tačke spoticanja na našem putu. Primeri za to su brojni: možda se danas ne osećate dovoljno dobro da odete na kafu sa drugaricom, možda ste povredili nogu pa ne možete da odradite trening koji ste planirali, ili možda ste samo pomalo lenji da biste danas napravili kolač koji ste planirali za danas.
Sve to je u redu. Ponekad treba sebi dati malo oduška. Ipak imajte uvek na umu koji su apsolutni prioriteti za određeni dan i šta se od obaveza i sastanaka nikako ne sme zanemariti. Tako ćete sprečiti nagomilavanje obaveza, bespotreban stres i nepoštovanje date reči.
Ukoliko ste u potrazi za planerom koji bi vam pomogao pri planiranju, koji ima već definisan izgled stranica, ali i pruža dovoljno prostora za personalizaciju, preporučujemo vam Simply Ollie nedeljni planer. Pogledajte ponudu svih naših proizvoda u našoj online prodavnici.